郑州汽车工程职业学院  学生学籍管理规定

第一章总则

第一条为进一步规范我校学生学籍管理秩序，健全学籍管理制度，维护正常教育教学与校园管理秩序，保障学生依法享有在校学习各项合法权益，严格落实高等教育学籍管理相关要求，依据《普通高等学校学生管理规定》（教育部第41号令）、《高等学校学生学籍学历电子注册办法》及河南省教育厅相关管理文件精神，结合我校办学实际与专科层次人才培养特点，特制定本规定。

第二条本规定适用范围为我校全体全日制普通专科在校学生，全面涵盖新生入学资格审查、学籍注册、在校学籍异动、课程考核管理、学业成绩认定、转专业转学、休学复学、退学处置、毕业结业审核、学业证书核发、学籍档案管理等全流程学籍管理工作。

第三条学校学籍管理工作统一遵循依法依规、严谨规范、公平公正、权责明晰、务实高效的工作原则，严格执行上级教育主管部门各项政策标准，精准采集、核实、上报学籍信息，确保学籍数据真实、准确、完整，推动全校学籍管理工作标准化、制度化、规范化运行。

第四条学生处为全校学籍管理牵头主管部门，统筹负责全校学籍日常管理、信息审核、异动审批、学历注册、政策解读及统筹协调工作；各二级学院具体负责本院学生日常学籍信息核对、异动初审、学业督促、材料收集上报等基础工作；教务处协同做好学业考核、学分认定、毕业资格审核等相关工作，各部门各司其职、协同联动。

第二章入学与注册

第五条凡经国家统一招生考试正式录取的本校新生，须持学校统一发放的录取通知书、个人有效身份证件及学校规定相关材料，在学校指定时限内到校办理入学报到手续。因故无法按期到校报到入学的，必须提前向学校学生处及所在二级学院履行书面请假手续，明确请假时限与事由。未履行请假手续或请假逾期无故未报到者，除不可抗力等法定正当理由外，一律视为自动放弃入学资格。

第六条新生到校报到期间，学校严格开展入学资格初审，初审合格方可办理入学手续、完成学籍预注册；经核查发现新生录取材料、身份信息、档案资料与本人实际情况不符，或存在违反国家招生考试相关规定情形的，直接取消入学资格，不予办理入学及学籍注册手续。

第七条新生因身体状况、个人特殊原因等无法正常入学就读的，可按学校规定流程申请保留入学资格。保留入学资格期间学生不具备在校正式学籍，不享受在校生各项待遇。保留入学资格期满前，学生须按时提交入学复学申请，经学校资格复查合格后，方可重新办理入学手续；复查不合格、逾期未申请入学且无正当理由的，取消入学资格。

第八条新生入学入校后，学校统一在三个月内完成新生入学资格全面复查工作，复查内容严格按照国家招生管理规定执行，主要包含：

（一）录取流程、录取手续是否符合国家正规招生规定；

（二）学生本人录取资格是否真实合法、合规有效；

（三）本人身份信息、户籍档案、录取档案等资料信息是否完全一致；

（四）学生身心健康状况是否符合所学专业体检标准，能够正常完成在校学习与校园生活；

（五）各类特殊类型招生录取学生，专业素养、报考条件是否达到对应录取要求。

复查过程中查实学生存在弄虚作假、瞒报信息、徇私舞弊等违规行为，直接认定复查不合格，予以取消学籍处理；情节严重、涉嫌违规违纪的，移交相关职能部门依法依规处置。若复查确认学生身体条件不适宜在校学习，经二级甲等及以上正规医院出具诊断证明，可按学校相关规定办理保留入学资格手续。

第九条每学期开学伊始，全体在校学生须严格按照学校统一安排，按时返校完成学期学籍注册手续。无法按时返校完成注册的，须提前办理暂缓注册审批手续。未按学校规定足额缴纳学费、住宿费，或存在其他不符合注册条件情形的，暂缓办理学籍注册手续。

家庭经济困难学生可依规申请国家助学贷款、校园助学金及各类助学帮扶政策，办结相关资助手续后正常办理学籍注册。学校全面落实学生资助帮扶政策，健全完善资助体系，切实保障家庭经济困难学生顺利完成学业。

第三章考核与成绩记载

第十条全体学生必须按时参加学校人才培养方案规定的全部课程学习、实训实践、实习实训、社会实践等各项教育教学环节，并统一参加课程考核，所有考核结果如实记入学生成绩档案，统一归入个人学籍档案留存管理。校内课程考核分为考试、考查两种形式，课程考核评定标准、补考及重修相关实施细则，由学校教务处统一制定执行。

第十一条学生日常思想品德考核与综合素质鉴定，结合日常表现、思想动态、行为规范、志愿服务等综合评定，采用个人自我总结、班级评议、师生民主测评、学院综合评定相结合的方式开展。学生体育学业成绩实行过程化综合评定，结合日常考勤、课堂教学、课外体育锻炼、体质健康测试等多项内容综合打分评定。

第十二条学生每学期、每学年修读课程数量、修读学分标准，以及升级、留级、降级、跳级等学业层级管理要求，严格按照学校人才培养方案及学业管理相关制度执行。

第十三条学生在校期间可依据学校相关管理规定，申请辅修校内其他专业课程、跨专业选修课程，同时可依规申请参与跨校课程修读、学习校内认可的线上优质开放课程，学生修读完成且考核合格的课程学分，经学校审核认定后予以正式登记承认。

第十四条学生在校期间参与创新创业实践、各类正规社会实践活动，取得学术论文发表、专利授权、职业技能等级证书、创新创业赛事奖项等学业相关成果，均可按照学校学分认定管理办法折算对应学业学分，计入个人学业总成绩。学校积极搭建创新创业实践平台，鼓励引导学生参与实践创新活动，建立完善学生创新创业成长档案，规范创新创业学分认定流程。

第十五条学校建立健全学生学业成绩归档、学籍档案规范化管理制度，完整、真实、规范记载学生在校全部学业成绩，学生通过补考、重修取得的课程成绩，档案内统一予以明确标注。学生违反考场纪律、考试作弊等违规行为，一经查实，当次课程考核成绩判定为无效，并依据学校学生违纪处分条例给予对应纪律处分。受纪律处分学生后续整改表现良好的，可按规定申请对应课程补考或重修。

学生因故退学终止学业的，在校期间已修读合格课程及已取得有效学分统一存档登记；学生后续重新考取本校并顺利入学的，原有合规有效学分经学校审核认定后可予以承认。

第十六条学生须自觉遵守学校教学作息管理规定，按时参与各项既定教育教学活动，因故无法正常参与的，必须提前履行请假审批手续，获批后方可离岗离校。无故旷课、缺席教学活动的，视情节轻重予以批评教育，情节严重者依规给予纪律处分。

第十七条学校常态化开展学生诚信思想教育，建立健全学生学业诚信、学术诚信、日常品行诚信信息登记机制，完善校园失信行为约束管理与惩戒制度。对存在严重学术失信、学业失信行为的学生，依规进行约束管控，情节严重者给予相应纪律处分，同时限制其评优评先、证书申领、荣誉评定等相关资格。

第四章转专业与转学

第十八条学生在校就读期间，因个人兴趣爱好、自身特长、职业规划等合理原因，确有转专业就读需求的，可依规提交转专业书面申请。通过专项单招、定向招生、特殊类型招生等限定形式录取入学的学生，按照国家政策及入学约定，原则上不得申请转专业。存在下列情形之一的，同样不予受理转专业申请:

（一）尚未取得正式学籍的;

（二）申请跨学历层次、跨录取批次、跨科类转专业的;

（三）录取时明确为定向就业、委托培养类型的;

（四）通过五年一贯制、三二分段制招生录取，申请转入非对应衔接专业的。

学校统一制定公开透明、标准统一、流程规范的学生转专业实施细则，全程实行申请审核、资格核验、结果公示制度。结合社会行业人才需求调整专业布局期间，优先支持在读学生转入适配相关专业就读；休学创业复学、退役军人复学学生提出转专业申请的，学校予以优先统筹协调办理。

第十九条学生原则上须在被录取院校完成全部学业。因身患疾病、家庭重大变故、个人特殊困难等正当理由，无法继续在本校正常就读学习的，可依规申请办理转学手续。具有下列情形之一的学生，严禁办理转学：

（一）入学就读未满一学期，或临近毕业不足一年的；

（二）当年高考录取成绩低于拟转入院校同生源、同专业同期录取分数线的；

（三）由低学历层次向高学历层次跨层次转学的；

（四）定向就业专项招生录取，签订定向协议的学生；

（五）其他不符合上级教育部门转学管理规定、无真实正当转学理由的。

因学校办学培养条件调整等非学生个人原因造成无法正常就读的，由学校统一出具正式证明材料，报请属地省级教育行政部门统筹协调，统筹安排转至同层次合规院校就读。

第二十条学生办理转学流程由本人提交书面转学申请，详细写明转学事由，经本校及拟转入院校双方初步审核同意后，由拟转入院校核实学生入学条件、学业基础，结合本校办学培养能力进行综合研判，提交学校校长办公会议审议通过后方可确定接收。涉及跨省域转学的，由转出、转入两地省级教育行政部门对接核验相关转学材料，确认符合政策后统一办理转学审批手续，涉及户籍迁移的同步对接公安户籍部门办理相关手续。

第二十一条学校严格遵照国家及省级教育主管部门转学管理政策，细化校内转学办理流程，所有转学申请、审核结果、审批情况全程公开公示，转学手续办结完成后三个月内，由转入院校统一向属地教育行政主管部门完成转学备案工作，各级教育管理部门强化转学行为监督管控，及时纠正各类违规转学行为。

第五章休学与复学

第二十二条我校实行弹性学制学业管理制度，学生可分阶段完成全部学业，除国家及学校另有规定外，普通学生须在五年最长修业年限（包含休学、保留学籍时长）内修完全部课程、达到毕业标准。学生可自主申请休学，或经学校评估认定需休学的，经学校审批后方可办理休学手续；学生休学累计不得超过2次，单次休学期限为1年，相关要求严格遵照校内学籍管理规定执行。

第二十三条学校推行灵活弹性学习管理模式，针对休学创业在校学生单独放宽修业期限，创业学生最长修业年限为六年，同步简化休学申请、审核、办结全流程手续，全方位扶持学生自主创新创业。

第二十四条本校新生及在校全日制学生应征入伍参军服役的，学校依规为其办理入学资格保留、学籍保留手续，学籍及入学资格保留期限统一至学生退役期满两年为止。参与校际联合培养、外出交换学习的在校学生，外出学习期间学校正常为其保留在校学籍。学生学籍保留期间，日常管理归属实际所在单位、院校统筹负责。

第二十五条成功办理休学手续的学生，须在学校规定时限内办结离校相关手续。学生休学期间，学校保留其在校学籍资格，但不再享受全日制在校学生各类学习、生活、评优奖助等在校生专属待遇，因病休学学生相关医疗费用按照国家及属地相关政策标准执行。

第二十六条学生休学期满之前，须提前向所在二级学院及学生处提交书面复学申请，同时提交相关佐证材料，经学校统一资格复查、条件审核合格后，方可正式办理复学手续，恢复正常在校学习及学籍状态。

第六章退学

第二十七条在校学生出现下列情形之一的，学校依规作出退学处理决定：

（一）在校学业成绩未达到学校既定学业标准，或超出学校最长修业年限仍未完成既定学业任务的；

（二）休学、保留学籍期限已满，未按时提交复学申请，或提交复学申请后经学校复查审核不合格的；

（三）经三级甲等医院出具医学诊断证明，身患重大疾病、意外伤残等情况，无法继续正常完成在校学业学习的；

（四）未经学校审批批准，连续两周无故缺席学校统一组织的各类教育教学活动的；

（五）超出学校规定注册时限，未完成学期学籍注册，且未办理任何暂缓注册手续的；

（六）符合学校学籍管理相关制度规定，其他应当予以退学处理的情形。

学生本人自愿主动申请退学的，提交书面退学申请，经学校层层审核审批通过后，依规办理退学离校相关手续。

第二十八条被学校作出退学处理，以及自愿申请退学的学生，须严格按照学校规定时限办结退学清算、物品移交、离校审批等全部手续后离校。退学学生个人学籍档案统一按规定转回学生户籍所在地公共就业和人才服务机构（或当地档案管理部门），个人户口按照国家户籍管理相关政策统一迁回原户籍所在地。

第七章毕业与结业

第二十九条学生在学校标准学制年限内，圆满修完人才培养方案规定全部课程、实训实践及各项教学环节，学业考核成绩全部合格，圆满达成学校既定毕业各项标准与要求的，学校准予正常毕业，在学生离校前统一核发全日制普通专科毕业证书。符合相关资格条件的，按对应规定申领相关资格证书。

学生提前修满毕业所需全部学分、完成全部学业任务，达到毕业审核标准的，可按学校提前毕业管理规定申请提前毕业。

第三十条学生在标准学制年限内，完成全部教学计划学习内容，但部分课程、实践环节考核未达标，整体未达到正式毕业审核条件的，学校准予结业，统一核发结业证书。

取得结业证书的学生，可在学校规定最长修业年限内，依规申请不合格课程补考、课程重修、补做毕业设计及答辩等，各项学业考核全部合格、达到毕业标准后，可依规申请换发毕业证书，换发毕业证书标注日期以正式审核发证日期为准。

第八章学业证书管理

第三十一条学校严格依据学生招生录取备案信息、办学层次、办学类型、就读学习形式，以及学生入学原始登记个人信息，规范填写、统一印制、依规发放全日制专科毕业证书、结业证书、肄业证书及各类学业相关证书，确保证书信息真实规范、与学籍备案信息保持一致。

学生在校就读期间，因户籍变更、公安户籍信息更正等法定正当理由，需要变更证书登记姓名、出生日期、身份证号等核心个人信息的，必须提交公安户籍部门出具的正式法定变更证明材料，经学校严格审核核验无误后，按上级教育部门流程上报办理信息变更，无合法依据、材料不全的一律不予受理。

第三十二条学校严格落实全国高等教育学籍学历电子注册管理制度，完善校内学籍学历信息采集、核对、上报、归档全流程管理机制，按照教育主管部门统一时限与要求，按时完成全体在校生、毕业生学籍学历电子注册上报工作。

第三十三条学生完成本专业全部学业，同时修读完成辅修专业全部课程且考核合格，达到辅修专业认定标准的，学校统一核发辅修专业结业证书。

第三十四条经查实通过违规渠道、弄虚作假手段取得入学资格及在校学籍的学生，学校直接取消其在校学籍，不予核发任何学业证书；已经核发学历证书、学业证书的，学校依法依规予以撤销作废。以考试作弊、学术剽窃、抄袭造假、伪造材料等不正当违规手段骗取毕业资格、获取学业证书的，学校一律撤销已发放证书。

凡被学校依法撤销的学历证书、学业证书，已完成电子注册备案的，由学校统一上报教育主管部门注销注册信息，对外宣布证书作废，由此产生的一切后果由学生本人自行承担。

第三十五条学生所持学历证书、结业证书等学业证书发生遗失、损毁、残缺无法正常使用的，由学生本人提交书面补办申请及相关身份佐证材料，经学校核实学籍、学历信息无误后，统一出具对应的学业证明书，各类正式学业证明书与原证书具备同等法律效力。

第九章附则

第三十六条本规定未尽管理事宜，严格依照国家教育部、河南省教育厅颁布实施的高等教育学籍管理相关政策、法规及文件执行。

第三十七条本校此前发布施行的各类学籍管理相关制度、通知、细则等文件内容，凡与本规定内容相抵触、不一致的，一律以本正式规定为准。

第三十八条本规定由学校学生处负责统一解释。

郑州汽车工程职业学院  学历证书管理办法

第一章总则

第一条为规范学校学历证书管理工作，严格规范学籍学历管理秩序，维护国家学历教育制度、学历证书的严肃性与权威性，保障学生合法权益，规范证书核发、注册、变更、补办全流程工作，依据《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校学历证书管理规定》《高等学校学生学籍学历电子注册办法》等国家法律法规及教育行政部门规章，结合《郑州汽车工程职业学院学生管理规定》及学校办学实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于学校通过国家统一招生考试录取、取得正式学籍的全日制普通高等教育在读及毕业学生，涵盖学历证书核发、电子注册、信息变更、换发补发、注销撤销等全部管理工作。

第三条学校学历证书管理工作坚持依法依规、客观公正、规范严谨、全程可溯的原则，严格执行国家高等教育学籍学历管理相关规定，统一标准、统一流程、统一管理，确保学籍学历信息真实、准确、有效。

第四条学校学生处为学历证书管理归口职能部门，全面负责学历证书审核、制作、核发、注册、归档、解释等日常管理工作，各二级学院配合做好学生学业审核、信息核对等相关工作。

第二章学历证书种类及核发标准

第五条学校普通高等教育学历证书分为毕业证书、结业证书、肄业证书三类。辅修专业证书不属于学历证书，按专项要求单独核发管理。

第六条毕业证书核发条件及证书规范

（一）核发条件：具有本校正式学籍的学生，在校规定标准学习年限内，修完人才培养方案全部课程与实践教学环节，学业成绩、综合素质考核合格，达到毕业标准，准予毕业，发放毕业证书。

（二）证书基本内容：包含毕业生姓名、性别、出生日期、学习起止年月、学制、所学专业、学历层次、毕业结论；粘贴本人免冠证件照并加盖学校骑缝钢印；加盖学校公章、校长签名；标注发证日期及全国统一证书编号。

第七条结业证书核发条件及证书规范

（一）核发条件：具有本校正式学籍的学生，规定学习年限内完成全部教学内容，但存在课程考核不合格、实践环节未完成、综合素质考核不达标等情形，未达到毕业要求，准予结业，发放结业证书。

（二）证书基本内容：载明结业生姓名、性别、出生日期、学习起止年月、学制、所学专业、学历层次、结业结论；粘贴本人免冠证件照并加盖学校骑缝钢印；加盖学校公章、校长签名；标注发证日期及全国统一证书编号。

第八条结业证书换发毕业证书管理

（一）学生取得结业证书后，在校规定最长修业年限内，可申请不合格课程补考、重修或补齐学业环节，全部考核合格、达到毕业条件，经学校审核后可换发毕业证书。

（二）超出学校规定最长修业年限的结业学生，不再受理换证申请。

（三）换发毕业证书发证日期以审核通过当日为准，校长签名为换证时现任校长信息，证书沿用原学历注册编号，同步更新学籍学历备案信息。

第九条肄业证书核发条件及证书规范

（一）核发条件：依据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）相关要求，具有本校正式学籍，在校学习满一学年及以上，因退学等原因未完成全部培养方案内容，达不到结业、毕业标准的，发放肄业证书。学习未满一学年离校学生，不予核发肄业证书。

（二）证书基本内容：载明学生姓名、性别、出生日期、在校实际学习起止年月、学制、所学专业、学历层次、肄业结论；粘贴本人免冠证件照并加盖学校骑缝钢印；加盖学校公章、校长签名；标注发证日期及对应证书编号。

第十条辅修专业证书核发规定

学生完成主修专业全部学业，辅修专业课程考核合格并通过认定的，统一发放辅修专业证书。辅修专业证书不属于学历证书，不纳入学历电子注册。

第三章证书信息填报与电子注册管理

第十一条学校严格按照学生招生录取备案信息、办学类型、学习形式填报、制作、颁发学历证书，确保证书信息与高考录取、学籍备案原始信息一致，严禁擅自更改、填报虚假信息。

第十二条学生在校期间因法定事由需要变更姓名、出生日期、身份证号等学历证书关键信息的，须由本人提出书面申请，说明合理变更理由，并提供公安部门出具的法定有效变更证明材料。学校严格审核材料真实性、合法性，审核通过后按国家学籍学历管理规定上报审批、完成信息变更；无合法依据、材料不全的，不予变更。

第十三条学校全面落实高等教育学籍学历电子注册管理制度，严格规范学籍学历信息采集、核对、上报、归档流程。中国高等教育学生信息网（学信网：www.chsi.com.cn）为学校学历证书学籍注册、信息查询、真伪验证的唯一官方平台。

第十四条学校统一在每年7月1日前完成当届毕业生学历证书电子注册、信息上报工作，7月1日起学生可通过学信网查询本人学历信息。

第十五条学历信息完成电子注册并对外开放查询后，学籍学历注册信息、证书内容统一归档固化，师生不得擅自篡改备案信息，学校原则上不再受理学生个人及证书信息变更申请。按照《高等学校学生学籍学历电子注册办法》第十九条规定，学历上网查询后一般不予变更注册与证书信息；如系学校工作失误造成证书电子信息注册或发放错误的，可由毕业生所在学校写出书面报告申请学历勘误。

第四章证书遗失损坏与补办管理

第十六条学历证书为国家制式法定证件，原件遗失、损毁、灭失无法正常使用的，不予补发原证书。由学生本人提交书面补办申请及相关身份证明材料，经学校审核学籍、学历信息无误后，出具相应的学历证明书（《毕业证明书》《结业证明书》或《肄业证明书》）。学历证明书只能办理一次。

第十七条学历证明书与原学历证书具有同等法律效力，同等适用于升学、就业、职称评定、资质审核等各类官方核验场景。

第十八条学校出具学历证明书后，及时在学信网完成原证书信息注销备案，同步标注学历证明书核发信息，留存全套补办资料归档备查。

第五章违规审核与证书撤销

第十九条学生存在下列情形之一的，学校依法取消其学籍，不予核发任何学历证书；已核发学历证书的，学校依法予以撤销：

（一）通过弄虚作假、违规渠道取得入学资格、学籍备案的；

（二）以作弊、剽窃、抄袭、伪造材料等学术不端或不正当手段获取学业成绩、毕业资格的；

（三）隐瞒个人信息、伪造证明材料骗取学历证书的；

（四）其他违反国家招生、学籍管理规定应当撤销学历证书的情形。

第二十条学历证书被学校撤销的，学校将注销其学籍学历电子注册信息，公示撤销结果，相关记录记入学校学籍档案，由此产生的一切后果由学生本人自行承担。

第六章附则

第二十一条本办法未尽事宜，按照国家及河南省教育行政部门学籍学历管理相关规定执行。

第二十二条学校此前发布的相关学历证书管理文件、规定与本办法不一致的，以本办法为准。

第二十三条本办法由学校学生处负责解释。

郑州汽车工程职业学院  学生档案管理办法

第一章总则

第一条学生档案是学生在校期间学习、生活及社会实践的真实记录，是学生毕业、就业以及各级组织选拔、任用、考核的核心依据。为进一步提高我校学生档案管理水平，实现档案管理科学化、规范化、标准化，完整记录学生成长历程，真实反映学生德、智、体、美、劳全面发展情况，明确管理职责、规范工作流程，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）及上级有关学生档案管理要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法适用于郑州汽车工程职业学院全体在籍学生（含休学、保留学籍、延长学习年限等）档案的收集、整理、保管、利用和转递工作。

第三条学生档案管理遵循“真实、完整、规范、安全、及时”的原则，实行集中统一管理，确保档案材料齐全、准确、保密、可用。

 第二章职责分工

第四条学生处是学校学生档案管理的归口部门，主要职责包括：

（一）制定和修订学生档案管理制度；

（二）统一保管全校在校学生档案；

（三）对二级学院档案整理工作进行指导、监督和最终审核；

（四）负责学生档案专用场所的安全管理。

第五条各二级学院为本学院学生档案材料收集、初步审核、查漏补缺的第一责任主体，主要职责包括：

（一）指定专人（一般为辅导员）负责本学院学生档案材料的日常收集、整理、移交；

（二）在学生毕业前集中进行档案清查，督促学生补齐缺失材料；

（三）负责毕业生档案的密封及提供毕业生就业去向。

第六条教务处应配合提供以下归档材料：

（一）学生成绩单（加盖公章）；
（二）转专业审批表等相关学籍变动材料。

第七条校企合作与就业指导处主要职责：

（一）落实毕业生就业去向，核对毕业生档案接收单位信息；

（二）负责学生档案转递及去向登记台账建立。

第八条团委负责提供、审核团员相关材料（入团志愿书、团组织关系转接证明等）。

第九条辅导员（班主任）具体负责所带班级学生档案材料的收集、初步审查、整理造册及毕业前的档案清查工作。

 第三章档案材料归档范围

第十条学生档案材料包括以下内容：

（一）高中阶段及招生录取材料

1.高中阶段档案材料（高中毕业生登记表、高考报名材料等）；

2.招生录取材料（录取通知书存根、考生电子档案打印件等）；

3.新生入学登记表。

（二）大学期间档案材料

1.入学材料：入学体检表、军训鉴定表、入学登记表；

2.学年鉴定表（每学年一份）；

3.大学成绩单（教务处提供，加盖公章）；

4.学籍变动材料：转专业审批表；

5.在校期间奖惩材料（校级及以上奖惩决定文件、证书复印件加盖公章）；

6.党（团）员材料：入党（团）志愿书、申请书、转正材料、组织关系证明等；

7.毕业生登记表（毕业前填写，经二级学院、学生处、学校盖章）；

8.其他应当归档的材料（如出国留学备案表等）。

 第四章档案材料的归档要求

第十一条收集要求

（一）材料收集归档工作应遵循真实、全面、及时的原则。归档材料应完整真实、文字清楚、手续齐备。

（二）各二级学院应建立常态化归档机制，每学期末向学生处移交一次新增归档材料。

（三）学生处对二级学院移交的档案进行定期抽查和最终审核，对不符合要求的材料退回限期整改；对伪造、涂改档案材料的行为，一经发现，应立即清除违规材料，并依规严肃追究相关人员责任。

第十二条填写要求

（一）属于组织鉴定、政治结论、审批意见等材料，必须加盖单位公章或由负责人签章。

（二）学生在大学期间应归档的材料，原则上在材料形成后30日内归档。

（三）归档材料必须使用黑色签字笔或钢笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔、纯蓝墨水及复写纸。

（四）归档材料一般为原件。证书、证件等特殊情况需要复印件存档的，必须注明复制时间、出处，并加盖材料制作单位或归档部门公章。

（五）已归档的材料，任何人不得涂改、增删或替换。对伪造、涂改档案材料的行为，视情节给予纪律处分；违反法律的，依法处理。

 第五章档案的保管

第十三条学生档案由学生处集中存放于专用档案室，实行“一人一档”，按年级、专业、班级顺序排列，编制卷内目录和案卷目录。档案袋应标注学生姓名、学号、专业、身份证号等唯一标识。

第十四条在校期间，学生档案原件由学生处统一保管。二级学院（辅导员）因评优、资助、毕业清查等工作需要临时借出档案的，须办理借出手续，并在工作完成后10个工作日内归还。借出期间，借用人对档案的安全和完整负责。

第十五条学生处应建立学生档案电子目录数据库，定期备份，确保数据安全。逐步推进档案数字化，但电子档案不得替代纸质原件作为法定凭证。

第十六条档案室须符合防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防光、防高温、防污染等“八防”要求。档案管理人员应定期检查档案保管状况，发现破损或变质及时修复。

第十七条档案管理人员应签订保密承诺书，不得擅自泄露档案内容。无关人员不得进入档案室。

 第六章档案的利用

第十八条校内查阅

校内各部门因工作需要（如评优、资助核查、征兵政审、违纪处理等）查阅学生档案的，须由部门出具书面查询函，经学生处负责人批准后，在档案管理人员监督下查阅。查阅时不得涂改、圈点、抽取、撤换或拍摄档案内容。

第十九条校外查阅

校外单位（用人单位、研究生招生单位、人才交流中心等）确需查阅学生档案的，须持单位介绍信及查阅人有效身份证件，经学生处负责人审核并报分管校领导同意后，在档案管理人员监督下查阅。

第二十条学生本人原则上不得查阅本人档案。如确需核实档案中相关材料信息，须由辅导员陪同，经学生处负责人同意，在指定场所查阅，不得借出。

第二十一条任何查阅人必须履行登记手续，详细记录查阅事由、查阅内容、查阅时间、查阅人信息等。查阅人不得擅自对档案材料进行拍照、复制，如需复制，须另行申请并审批。

 第七章档案的转递

第二十二条毕业生档案转递

（一）毕业前，学生处将毕业生档案按学院分发至各二级学院，由辅导员进行档案清查、查漏补缺，补充毕业生登记表、成绩单、毕业资格审批表等缺失材料。完成整理后，交由学生处终审。

（二）终审合格后，由二级学院将档案材料装袋封口，完成密封。

（三）校企合作与就业指导处对密封后的档案逐一加盖密封章，并汇总毕业生就业去向及档案接收单位信息，建立档案转递台账。

（四）档案转递应通过邮政EMS高校学生档案专用通道或机要通信渠道寄送，不得通过普通快递、邮寄平信或由学生本人自带。

（五）校企合作与就业指导处应保留档案转递存根及跟踪单号，确保档案去向可追溯。档案寄出后，应及时将单号告知学生本人或相关接收单位。

第二十三条特殊情况档案处理

（一）延长学习年限学生：档案仍保留在学生处，待毕业时按正常程序转递。

（二）退学、开除学籍学生：在办结离校手续后30日内，将档案转回其户籍所在地公共就业和人才服务机构或原档案托管单位。

（三）休学、保留学籍学生：档案暂存学生处，复学后继续使用，期间不移交、不转递。

（四）死亡学生：档案依规永久保存或按相关规定处理。

（五）未就业毕业生：可根据学生本人申请，将档案暂存学校不超过两年（按国家有关规定执行），两年后仍未就业或升学的，转至其户籍所在地公共就业和人才服务机构。

第二十四条严禁学生本人自带、私存、私拆个人档案。学生处工作人员违规将档案交由学生本人携带的，给予纪律处分。因学生私自拆封、损毁、丢失档案造成的后果由学生本人承担。

 第八章违规处理

第二十五条有下列行为之一的，学校视情节轻重给予批评教育、警告、记过等纪律处分；涉嫌违法的，移送司法机关处理：

（一）伪造、涂改、抽取、撤换档案材料的；

（二）擅自泄露档案内容，造成不良后果的；

（三）因保管不善导致档案遗失、损毁的；

（四）未经批准私自提供档案或为他人查询档案提供方便的；

（五）其他违反档案管理规定的行为。

第二十六条学生处定期对二级学院档案管理工作进行检查评估，对档案管理混乱、材料严重缺失、转递延误的责任单位及责任人予以通报。

 第九章附则

第二十七条本办法自发布之日起施行。此前有关学生档案管理规定与本办法不一致的，以本办法为准。

第二十八条如本办法与上级有关部门新发布的法律法规、规章、政策文件不一致的，以上级文件为准。

第二十九条本办法由学生处负责解释。